Von Chaos zu Struktur – Warum IT-Projektmanagement neu gedacht werden muss

Projekte laufen – aber nicht immer rund

Wer mehrere IT-Projekte gleichzeitig betreut, kennt die Situation: Aufgaben stehen in Excel, Notizen landen in OneNote, Rückfragen kommen per E-Mail – und Statusberichte entstehen irgendwo in ChatGPT. Jede Lösung für sich funktioniert, aber gemeinsam ergibt sich ein Flickenteppich, der Zeit kostet und Fehler begünstigt.

In der Praxis wird viel Energie darauf verwendet, Informationen zu suchen, Daten manuell zu übertragen und den Überblick zu behalten. Das funktioniert bei einem Projekt noch halbwegs. Doch sobald mehrere Projekte parallel laufen, wird’s unübersichtlich.

Typische Schwachstellen im Projektalltag

In der Analyse meiner bisherigen Arbeitsweise haben sich folgende wiederkehrende Herausforderungen gezeigt:

• Verteilte Informationen: Aufgaben, Termine, Notizen und Dateien sind auf verschiedene Tools und Speicherorte verteilt. Eine übergreifende Sicht fehlt.

• Manuelle Abläufe: Aufgaben werden per E-Mail verteilt, Termine händisch überwacht, Protokolle müssen aus verschiedenen Quellen zusammengesetzt werden.

• Medienbrüche und Redundanzen: Informationen aus Meetings werden manuell übertragen. Statusupdates aus ChatGPT oder OneNote müssen mühsam dokumentiert und synchronisiert werden.

• Keine zentrale Steuerung: Es gibt keinen Ort, an dem Aufgaben, Dokumente, Protokolle und Fortschritte ganzheitlich strukturiert zusammenlaufen.

• Fehlender Überblick bei mehreren Projekten: Besonders kritisch wird es, wenn viele Mandanten gleichzeitig betreut werden. Dann fehlt es an Transparenz – wer, was, bis wann?

  
  

Warum klassische Tools oft nicht mehr ausreichen

Planner, To-Do, Excel und OneNote leisten viel – aber sie sind nicht für dynamische Multi-Projektsteuerung mit mehreren Stakeholdern gedacht. Sie lassen sich nur bedingt miteinander verzahnen und stoßen an ihre Grenzen, wenn Prozesse gleichzeitig strukturiert, dokumentiert und delegiert werden sollen.

Gerade im IT-Projektumfeld – etwa bei Audits, Datenschutzprojekten oder Softwareeinführungen – wird eine Lösung benötigt, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern:

• Strukturen schafft

• Zusammenarbeit ermöglicht

• Transparenz erzeugt

• und Datenschutzanforderungen erfüllt

  
  

Der Weg zu einer integrierten Lösung

Mit dem Ziel, die Projektarbeit effizienter, übersichtlicher und datenschutzkonform zu gestalten, habe ich begonnen, mein eigenes Projektmanagement zu hinterfragen – und eine neue Lösung zu suchen.

Das Ergebnis ist ein strukturierter Test:

„Von Chaos zu Struktur: Wie KI-gestütztes Projektmanagement mit ClickUp IT-Projekte beflügelt.“

Im Zentrum steht die Frage: Wie lässt sich ein Tool wie ClickUp so einsetzen, dass es meine Arbeit als Berater, Auditor und Projektleiter nicht nur abbildet – sondern wirklich unterstützt?

Was erwartet dich in dieser Blogreihe?

In den kommenden Artikeln nehme ich dich mit auf meinen Weg – von der Toolauswahl bis zur konkreten Umsetzung eines IT-Audit-Prozesses mit ClickUp:

• Was ClickUp wirklich kann – und wo die Grenzen liegen

• Wie sich Künstliche Intelligenz (ClickUp AI) im Alltag einsetzen lässt

• Wie Aufgaben, Protokolle und Dokumente zentral gesteuert werden

• Und: Welche Empfehlungen ich für Unternehmen und Berater mit ähnlichen Herausforderungen ableiten konnte
  

Fazit: Struktur ist kein Selbstzweck – sondern Voraussetzung für Effizienz. Wenn Tools nicht zusammenarbeiten, muss der Mensch den Abgleich leisten. Genau hier liegt das Potenzial eines durchdachten Projektmanagementsystems.

Tool unter der Lupe – Warum ClickUp für IT-Projekte (mehr als) eine Alternative ist

Projektchaos lässt sich nicht mit weiteren Tools lösen – aber mit einem durchdachten System

Im vorherigen Beitrag habe ich beschrieben, wie fragmentiert IT-Projekte in der Realität oft ablaufen – besonders dann, wenn mehrere Kunden, Teams und Themen gleichzeitig betreut werden. Die Lösung ist nicht, noch ein weiteres Tool einzuführen, sondern die vorhandenen Informationen, Aufgaben und Dokumentationen an einem Ort strukturiert zu bündeln.

Genau hier kommt ClickUp ins Spiel. Ich habe das System auf Herz und Nieren getestet – und zwar nicht aus der Perspektive eines Produktmanagers, sondern als IT-Berater und Auditor, der operativ arbeitet und gleichzeitig Prozesse strukturieren muss.

Was ClickUp im Kern bietet – und warum das relevant ist

ClickUp ist ein webbasiertes Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool, das den Anspruch verfolgt, „eine Plattform für alles“ zu sein. Anders als klassische To-do-Tools kombiniert es viele Funktionen, die sonst nur durch mehrere Systeme abbildbar wären.

Zentralisierung

• Aufgabenverwaltung, Projektstruktur, Notizen, Dokumente, Zeitplanung, Dashboards – alles in einem Tool

• Keine Insellösungen, kein Medienbruch – weniger Reibungsverluste im Arbeitsalltag

Hohe Anpassbarkeit

• Eigene Felder, Status, Ansichten, Workflows – so flexibel, dass auch IT-Audit-Prozesse, Datenschutz-Projekte oder Softwareeinführungen sauber abgebildet werden können

Künstliche Intelligenz inklusive

• Die integrierte ClickUp AI basiert auf dem ChatGPT-Modell und kann z. B.:

  • Protokolle zusammenfassen

  • Aufgaben aus Texten generieren

  • Tonalitäten für Zielgruppen anpassen (z. B. Technik vs. Management)

  • Texte übersetzen oder vereinfachen

Praxisnutzen: Notizen aus einem Auditgespräch werden direkt im Tool dokumentiert, automatisch zusammengefasst – und daraus generierte Aufgaben lassen sich sofort zuweisen.

Warum das für IT-Projekte so hilfreich ist

Gerade in Projekten mit externen Mandanten oder Teams (z. B. bei IT-Audits oder Datenschutzberatung) sind drei Dinge entscheidend:

1. Transparenz für alle Beteiligten

2. Zentrale Verfügbarkeit aller Informationen

3. Klare Verantwortlichkeiten und Statuskontrolle

ClickUp bietet genau das – und geht sogar noch einen Schritt weiter.

Beispiel: IT-Audit-Prozess mit ClickUp

• Mandant füllt ein ClickUp-Formular zur Dokumentenanforderung aus

• Automatische Zuweisung von Aufgaben an interne Prüfer

• Rückfragen und Dokumente laufen zentral in einem Projektordner zusammen

• Besprechungsnotizen werden mit ClickUp Docs erstellt, automatisch zusammengefasst und in Aufgaben umgewandelt

• Rückmeldungen können getrackt und bei Bedarf automatisch eingefordert werden

• Ein Dashboard zeigt den Fortschritt über alle Projekte hinweg – mandantenübergreifend

  
  

Grenzen & kritische Punkte

So überzeugend ClickUp ist – es gibt auch Aspekte, die du kennen solltest:

• Visualisierung komplexer IT-Systeme (z. B. Netzwerke) ist nur eingeschränkt möglich – ergänzende Tools bleiben nötig

• Datenschutzkonfiguration braucht Aufmerksamkeit – besonders bei sensiblen Daten

• Die Verknüpfung von Prompts in ClickUp AI ist noch nicht auf dem Niveau von nativen GPT-Systemen

Trotzdem: Für strukturierte, praxisnahe Projektarbeit im IT-Umfeld ist ClickUp ein echter Gewinn.

Fazit: Kein weiteres Tool – sondern die Plattform für sauberes Projektmanagement

ClickUp ersetzt nicht nur Einzellösungen, sondern schafft eine gemeinsame Arbeitsbasis für alle Projektbeteiligten. Besonders im Zusammenspiel mit der integrierten KI, individuellen Workflows und der Flexibilität beim Aufgabenmanagement entsteht ein echter Mehrwert – sowohl intern als auch in der Kommunikation mit Mandanten.

Im nächsten Beitrag zeige ich dir, wie ich einen vollständigen IT-Audit-Prozess mit ClickUp strukturiert habe – von der Dokumentenanforderung bis zur Handlungsempfehlung.