Revisionssichere E-Mail-Archivierung: Anforderungen, Lösungen und Best Practices

Um die steuerliche Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, schreibt das Handelsgesetzbuch (§238 Abs. 2) die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails und Dokumente vor. E-Mails gelten als Handelsbriefe und müssen, zusammen mit Anhängen, unveränderbar und vollständig archiviert werden. Während Handelsbriefe eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren haben, beträgt diese für rechnungsrelevante E-Mails sogar 10 Jahre. Standard-E-Mail-Programme wie Outlook bieten keine revisionssichere Archivierung, weshalb Unternehmen auf spezialisierte Lösungen oder integrierte Systeme setzen sollten, um GoBD- und DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

Warum Unternehmen revisionssicher archivieren müssen?

Eine effiziente E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen nicht nur ein organisatorisches Werkzeug, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Laut Bundesfinanzministerium wurden 2023 von 820.030 mittelständischen Unternehmen 35.980 einer Betriebsprüfung unterzogen. Ohne eine revisionssichere Archivierung riskieren Unternehmen steuerrechtliche Konsequenzen und organisatorische Probleme. Die revisionssichere Archivierung gewährleistet:

• Unveränderbarkeit: Schutz vor Manipulation.

• Vollständigkeit: Erfassung aller relevanten E-Mails.

• Richtigkeit und Ordnung: Strukturierte und nachvollziehbare Ablage.

 

IMAP als Grundlage für revisionssichere E-Mail-Archivierung

Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ermöglicht den direkten Zugriff auf E-Mails auf dem Server, ohne diese lokal speichern zu müssen. Dies ist besonders wichtig, da E-Mails im Originalzustand archiviert werden müssen, um GoBD-konform zu bleiben.

Empfehlungen zur effizienten Archivierung:

• Einrichtung spezifischer Ordner für relevante E-Mails wie Rechnungen oder Geschäftsbriefe.

• Synchronisierung dieser Ordner über IMAP, um irrelevante E-Mails auszusortieren und nur datenschutzrelevante Inhalte zu archivieren.

Archivierungslösungen im Vergleich: Lexware, MailStore und Hornetsecurity

Je nach Unternehmensanforderung gibt es verschiedene Lösungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung:

• Lexware: Ein zusätzliches Modul ermöglicht die Archivierung durch IMAP und bietet eine einfache Integration in bestehende Systeme. E-Mails werden aus freigegebenen Ordnern synchronisiert und unveränderbar gespeichert.

• MailStore: Eine externe Lösung, die umfangreiche Such- und Automatisierungsfunktionen bietet. Automatische Archivierung und eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtern die Verwaltung.

• Hornetsecurity: Diese Cloud-Lösung archiviert automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails. Sie punktet mit einer DSGVO-konformen Speicherung, Sicherheitsfunktionen gegen Cyberangriffe und einer einfachen Integration in Cloud-Dienste wie Microsoft SharePoint.

MailStore: Effiziente E-Mail-Archivierungslösung

MailStore ist eine zuverlässige Lösung für die revisionssichere E-Mail-Archivierung, die nahtlos über IMAP an den E-Mail-Provider angebunden werden kann. Alle E-Mails werden direkt vom Server in das Archiv kopiert und dort manipulationssicher gespeichert, was die Einhaltung der GoBD gewährleistet.

Effizienz durch strukturierte Ablage: Die Archivierung kann durch die Einrichtung spezifischer Ordner wie „Rechnungen“ oder „Geschäftsbriefe“ optimiert werden. MailStore greift gezielt auf diese Ordner zu, wodurch nur relevante Inhalte archiviert und irrelevante Daten ausgeschlossen werden. Dies spart Speicherplatz und sorgt für eine klare Struktur.

Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit: MailStore bietet Automatisierungsfunktionen, die eingehende E-Mails automatisch archivieren, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht schnellen Zugriff auf archivierte E-Mails, eine einfache Wiederherstellung sowie eine leistungsstarke Volltextsuche.

Hornetsecurity: Automatisierte Cloud-Archivierung

Hornetsecurity bietet eine vollautomatische Cloud-basierte Lösung für die revisionssichere Archivierung von E-Mails. Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden unveränderbar gespeichert, wobei die Daten in verschlüsselten Datenbanken gesichert sind. Dies erfüllt nicht nur die GoBD, sondern sorgt auch für zusätzliche Sicherheit.

Datenschutz und Compliance:Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, müssen Löschfristen, z. B. für Bewerbungs-E-Mails, eingehalten werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass die private Nutzung von E-Mail-Konten ausgeschlossen ist, um eine klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Inhalten zu gewährleisten.

Erweiterte Funktionalitäten:Die Integration mit Microsoft SharePoint bietet Unternehmen zusätzlichen Mehrwert: Nicht nur personalisierte OneDrive-Ordner, sondern auch alle SharePoint-Projekte können automatisch gesichert werden. Darüber hinaus schützt HornetSecurity vor Cyberangriffen, indem es die Unveränderbarkeit der Backups sicherstellt und die nachträgliche Verschlüsselung durch Schadsoftware verhindert.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für revisionssichere Archivierung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie die ELO ECM Suite bietet weitreichende Funktionen, die über die E-Mail-Archivierung hinausgehen. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Dokumententypen und optimiert Geschäftsprozesse.

Zentrale Funktionen eines DMS:

• Revisionssichere E-Mail-Archivierung: Manipulationssichere Speicherung gemäß GoBD und DSGVO.

• Automatisierte Workflows: Steuerung und Nachverfolgung von Freigabe- oder Eskalationsprozessen.

• Effiziente Suche: OCR-basierte Volltextsuche für schnelles Auffinden von E-Mails und Anhängen.

• Granulare Zugriffsrechte: Präzise Kontrolle und Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.

• Datensicherheit und Compliance: Einhaltung branchenspezifischer Standards wie ISO 27001 oder TISAX.

Datensicherheit und Compliance

Bei der Auswahl einer Archivierungslösung müssen Unternehmen sicherstellen, dass die aktuellen Anforderungen der GoBD und DSGVO erfüllt werden. Ein GoBD-konformes System bietet:

• Manipulationssichere Speicherung.

• Vollständige Protokollierung.

• Einhaltung von Löschfristen, z. B. für Bewerbungsmails.

Fazit: Effiziente E-Mail-Archivierung für rechtssichere Geschäftsprozesse

Revisionssichere Archivierung ist für mittelständische Unternehmen unverzichtbar, um steuerliche und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ob spezialisierte Lösungen wie MailStore oder umfassendere Systeme wie ein DMS – die richtige Wahl hängt von den individuellen Anforderungen ab. Wichtig ist, dass die Systeme effizient, sicher und GoBD-konform arbeiten.

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